Privatlivspolitik for app og website

Privatlivsmeddelelse

Gælder for: ansøgere til private og erhvervsmæssige lejemål uanset juridisk form (“lejeansøgere”), lejere i private lejemål (“private lejere”), lejere i erhvervslejemål, hvor virksomheden er personligt ejet (“erhvervslejere – personligt ejede”), samt kontaktpersoner hos erhvervslejere, der er organiseret som selskaber, herunder f.eks. A/S eller ApS (“kontaktpersoner hos erhvervslejere”), vedrørende: Komvi ApS Selskaber og ejendomme ejet eller administreret af Komvi ApS

Som dataansvarlig arbejder vi aktivt for at beskytte de personoplysninger, vi behandler. Med denne politik informerer vi dig om, hvordan vi behandler personoplysninger om lejere og ansøgere til vores udlejningsboliger.

1. Hvem vi er, og hvordan du kan kontakte os

Navn: Komvi ApS Adresse: Sankt Annæ Plads 28, 1250 København K CVR-nr.: 45923509 Kontaktoplysninger for alle selskaber: E-mail: info@komvi.dk

2. Kontakt vedrørende databeskyttelse

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os: Via e-mail: info@komvi.dk Bemærk, at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikationsform. Du bør derfor ikke sende dit CPR-nummer, helbredsoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller andre fortrolige oplysninger, der kan knyttes til en identificerbar person. Via brev til ovenstående postadresse.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Vores behandling af personoplysninger sker til følgende formål:

• At registrere din interesse i vores ledige lejemål og kommunikere med dig om dem.
• At vurdere din egnethed til et ledigt lejemål, herunder ved kontrol i RKI.
• At indgå lejeaftaler for erhvervslejemål, parkeringspladser eller beboelseslejemål. Oplysningerne anvendes til udarbejdelse af lejekontrakten, tilmelding hos forsyningsselskaber samt den efterfølgende administration af lejemålet.
• Hvis vi vurderer, at du er kandidat til et ledigt lejemål, opbevarer vi dine personoplysninger med henblik på fremtidig administration af lejemålet.

Vi er afhængige af, at dine personoplysninger er korrekte og ajourførte, og vi beder dig derfor oplyse os om eventuelle ændringer.

Retsgrundlag for vores behandling:

• Hvis du er ansøger, behandler Komvi dine personoplysninger efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), idet vores legitime interesse er at kunne administrere og gennemføre nødvendig korrespondance med ansøgere.
• Hvis du er lejer, behandler Komvi dine personoplysninger efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når det er nødvendigt for at indgå lejeaftalen med dig eller det selskab, du repræsenterer, udsende betalingsanmodninger, vedligeholde ejendommens stand og lignende.
• Komvi behandler også personoplysninger i relation til lejemålet efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, når det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse (f.eks. lovpligtige indberetninger).
• I de tilfælde, hvor Komvi har behov for at behandle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), sker dette efter GDPR artikel 9, stk. 2, litra f og GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav samt for at forfølge den legitime interesse forbundet hermed.
• Behandling af oplysninger om strafbare forhold sker efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
• Hvis du er privat lejer, videregiver vi dit CPR-nummer til et forsyningsselskab for at sikre entydig identifikation ved tilmelding, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke).
• Hvis du er privat lejer eller lejer i et erhvervslejemål, hvor virksomheden er personligt ejet, behandler vi dit CPR-nummer for at kontrollere, om du er registreret i RKI som dårlig betaler. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke).
• Hvis du er lejer i et erhvervslejemål, hvor virksomheden er personligt ejet, gennemfører vi kontrol af virksomheden på baggrund af CVR-nummer med henblik på indsigt i virksomhedens økonomiske soliditet.

4. Modtagere

Vi videregiver eller overfører personoplysninger om vores lejere og ansøgere til følgende modtagere:

Dataansvarlige

• Vores administrator, DEAS, som modtager, behandler og opbevarer al information og korrespondance mv.
• Kreditoplysningsbureauet Experian i forbindelse med RKI-kontrol før indgåelse af lejeaftale
• Forsyningsselskaber
• Ejendomsinvestorer i forbindelse med salg af ejendomme
• Vores juridiske rådgivere i forbindelse med retssager/tvister

Databehandlere

• Leverandør af administrationssystemet “UnikBolig”: Unik System Design A/S
• Leverandør af e-mail- og dokumenthåndteringssystem: Microsoft Ireland Operations Ltd.

5. Opbevaring og sletning

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for de formål, de blev indsamlet til.

• Personoplysninger afgivet i forbindelse med ansøgning om lejemål opbevares indtil 1 måned efter, at den relevante lejer har fået tildelt lejemålet.
• Personoplysninger i forbindelse med indgåelse og administration af lejemålet opbevares, så længe du er lejer hos Komvi. Komvi opbevarer oplysningerne i 3 år og 30 dage fra din fraflytningsdato. Oplysninger, der udgør regnskabsmateriale efter bogføringsloven, opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Oplysninger, der skal opbevares af særlige, ekstraordinære grunde, kan opbevares i op til 10 år efter tvistens eksistens og størrelse er anerkendt.
• Har du interageret med Komvi på sociale medier (f.eks. i forbindelse med en målrettet marketingkampagne), slettes data 1 år efter, at den konkrete behandling er afsluttet. Visse oplysninger kan opbevares i op til 2 år efter kampagnens afslutning, hvis det er nødvendigt af dokumentationshensyn.
• Oplysninger, som politiet har eller kan få behov for i forbindelse med en strafferetlig efterforskning, opbevares, så længe straffesagen verserer, og i op til 1 år efter endelig dom, hvis det vurderes nødvendigt i det konkrete tilfælde.
• Ved forsikringssager opbevares personoplysninger, indtil sagen er endeligt afsluttet. Ved personskadesager kan oplysninger opbevares i længere tid, dog højst i 30 år efter den skadevoldende handling er ophørt.

6. Dine rettigheder

Efter gældende regler har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os (se kontaktoplysninger øverst). Når du anmoder om (i) indsigt, (ii) berigtigelse eller sletning, eller (iii) gør indsigelse mod vores behandling, vurderer vi, om vi kan imødekomme din anmodning. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest 1 måned efter modtagelsen.

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt visse supplerende oplysninger.

Ret til berigtigelse

Hvis du mener, at de oplysninger vi behandler om dig er urigtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal kontakte os og oplyse, hvad der er forkert, og hvordan det kan rettes. Vi vurderer altid, om anmodningen er berettiget, og gennemfører berigtigelse/sletning hurtigst muligt, hvis betingelserne er opfyldt.

Ret til sletning (“retten til at blive glemt”)

Som udgangspunkt sletter vi personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få konkrete oplysninger slettet tidligere, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har andet behandlingsgrundlag. Du kan også anmode om sletning, hvis du mener, at oplysningerne ikke længere er nødvendige, eller behandles i strid med reglerne.

Ret til begrænsning af behandling

Hvis du bestrider rigtigheden af oplysninger, kan du anmode om begrænsning, indtil vi har haft mulighed for at fastslå rigtigheden. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener, at behandlingen er ulovlig, at vi ikke længere har behov for oplysningerne, eller at dine legitime interesser går forud.

Ret til dataportabilitet

Du har ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, samt oplysninger vi har indsamlet fra andre på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler oplysninger som led i en kontrakt, kan du også modtage disse. Du kan desuden få oplysningerne overført til en anden tjenesteudbyder eller bede os sende dem direkte til en anden myndighed/virksomhed, hvor det er muligt.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder mod videregivelse til markedsføringsformål. Hvis indsigelsen er berettiget, sikrer vi, at behandlingen ophører.

Ret til at blive informeret om nye formål

Hvis vi vil anvende dine personoplysninger til andre formål end dem, vi allerede har oplyst dig om, har du ret til at blive informeret, før den videre behandling.

Ret til at tilbagekalde samtykke

Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde samtykket. Tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandling baseret på samtykke før tilbagekaldelsen. Har vi andet lovligt grundlag med et selvstændigt formål (f.eks. opbevaring efter bogføringsregler), kan sådan behandling fortsætte.

7. Klage til Datatilsynet

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, kan du klage til Datatilsynet. Du kan finde kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside. Vi anbefaler Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.